Welk werk kun je eigenlijk uit handen geven?

Bij bijna elke klant zie ik het in dezelfde volgorde gebeuren. Er wordt een abonnement afgesloten, er komt een training, en daarna gaat iedereen op zoek naar werk om erin te stoppen. Een halfjaar later is het gebruik ingezakt en concludeert iemand dat het toch niet zo veel oplevert.

Het gaat mis omdat de eerste vraag wordt overgeslagen. Niet welk hulpmiddel je koopt, maar welk werk je er eigenlijk in wilt stoppen. Want dat is niet al je werk. Er is werk dat je morgen kunt weggeven, er is werk waar je zelf de laatste stap moet blijven zetten, en er is werk waar je vanaf moet blijven omdat je niet kunt controleren of het klopt.

Deze kaart helpt je dat onderscheid maken. Je beschrijft een taak, geeft zes antwoorden, en hij komt op een kaart te staan. Doe dat voor vijf of zes taken en je ziet iets wat nuttiger is dan één advies. Je ziet je eigen werk verdeeld, en meestal ook dat je aandacht op de verkeerde plek zit.

Het gaat om twee dingen

Alle zes vragen komen uiteindelijk neer op twee dingen.

Is het de moeite waard. Hoeveel tijd kost deze taak je bij elkaar per maand. Niet per keer, maar per maand, want dat is het getal waar het om gaat. Een klus van tien minuten die je dagelijks doet is meer waard dan een klus van een halve dag die je één keer per kwartaal doet.

Kan het weg. Daar gaan de andere vijf vragen over. Kun je zien of het resultaat goed is. Wat kost het als het fout gaat. Verwacht iemand dat het persoonlijk van jou komt. Staat de kennis die je nodig hebt ergens opgeschreven. En hoe gevoelig is de inhoud.

Die tweede groep bepaalt of iets mag, de eerste of iets loont. Beide zijn nodig. Werk dat prima weg kan maar je nauwelijks tijd kost, is een leuk experiment en geen project.

De vraag die je twee keer moet lezen

Van die vijf is er één die er ver bovenuit steekt: kun je zien of het resultaat goed is.

Dat lijkt een detail maar het is de kern van de hele zaak. Als je in één oogopslag ziet dat een uitwerking klopt, dan mag er best wat misgaan. Je haalt het eruit en je gaat door. Kun je het niet zien, dan geef je geen werk weg maar neem je een gok.

En dan de combinatie waar ik echt voor zou waken. Je kunt niet controleren of het klopt, en een fout kost geld of reputatie. Dat is de gevaarlijkste stand die er is, want het gaat een tijd goed en dan één keer niet. Je merkt het pas als het al buiten staat. In vrijwel elk AI-project dat ik heb zien mislukken zat precies deze combinatie ergens verstopt.

De vraag die niemand stelt

Er zit nog een vraag in die je in geen enkele andere vergelijking tegenkomt: staat de kennis die je hiervoor nodig hebt ergens opgeschreven.

Vraag dat eens over een taak die je al tien jaar doet. In heel veel gevallen is het antwoord nee. Je weet welke klant je hoe aanspreekt, welke uitzondering je bij welk product maakt en wanneer je afwijkt van de standaard. Dat staat nergens. Dat zit in jouw hoofd.

Zolang dat zo is, kun je die taak niet weggeven. Niet aan een machine, en aan een nieuwe collega net zo goed niet. Dat is geen AI-probleem, dat is een documentatieprobleem dat nu toevallig aan het licht komt.

Het mooie is dat de oplossing hoe dan ook waarde heeft. Als je opschrijft hoe je iets doet, ben je niet meer de enige die het kan. Dat is winst voordat er ook maar iets is aangezet. Vandaar dat de kaart in dat geval niet zegt dat het niet kan, maar dat er eerst iets moet worden opgeruimd.

Zo lees je de kaart

De kaart heeft vier vakken. Naar rechts betekent meer tijdwinst, naar boven betekent beter geschikt om weg te geven. Elke taak is een genummerde stip.

Rechtsboven is waar je begint. Veel tijd en geen blokkades.

Rechtsonder is de moeite waard maar er staat iets in de weg. Vaak iets wat je kunt oplossen, zoals het opschrijven van kennis of een afspraak maken over waar de gegevens heen mogen.

Linksboven kan wel weg maar levert weinig op. Doe het als het zonder werk kan, maar bouw er niks voor.

Linksonder laat je liggen.

Onder de kaart staat per taak wat de uitkomst is en wat de eerste stap zou zijn. Vier uitkomsten zijn er: weggeven, samen doen, eerst repareren, of zelf blijven doen. Dat laatste is een volwaardig antwoord en geen falen.

Bovenaan staat het getal dat ik het belangrijkste vind, en dat is een marge. De onderkant is het werk dat helemaal weg kan. De bovenkant telt daar het werk bij op waar je de laatste stap zelf houdt, want daar krijg je het eerste concept terug en dat is het grootste deel van de klus.

Waarom geen enkel getal: hoeveel van die tweede groep je echt terugkrijgt hangt af van hoe lang jij over dat laatste stukje doet. Dat is per taak en per persoon anders, en ik weet het niet. Een verzonnen factor van de helft of tweederde zou op je scherm net zo hard staan als de uren die je zelf hebt ingevuld, en dat is precies het soort nauwkeurigheid waar ik niet aan wil. Twee grenzen die beide uit je eigen antwoorden komen zijn minder precies en meer waar. Dat is ook het getal dat je aan je manager of je klant vertelt: minstens dit, hoogstens dat.

Wat ik zou doen

Neem vijf of zes taken. Niet de interessantste, maar de taken waar je tijd echt aan opgaat. Als iemand je vraagt waar je week heen gaat, dan zijn dat ze.

Doe het daarna nog eens met je team erbij, en laat ze het eerst apart invullen. De taken waar jullie het niet over eens zijn, zijn precies de gesprekken die je wilt hebben. Meestal blijkt dat wat voor de één in twee minuten te controleren is, voor de ander een middag kost. Dat verschil zegt meer over hoe jullie werken dan de score zelf.

En begin bij één taak uit het vak rechtsboven. Niet bij drie. Je krijgt meer voor elkaar met één klus die soepel gaat dan met vier die je half afmaakt.

Kleine lettertjes

De kaart rekent alleen met wat je zelf invult en er gaat niks naar een server. Er wordt ook niks opgeslagen, dus als je de pagina sluit is je lijst weg. Wil je hem bewaren, gebruik dan de knop om het overzicht te kopiëren.

En zie de uitkomst als een gespreksstuk en niet als een advies. Of iets echt weg mag, hangt uiteindelijk af van afspraken die bij jou op het werk gelden. Niet van een score op een website.